6 trucos de organización y productividad* para freelances o cómo consigo trabajar y no pasarme el día viendo series
*Odio la palabra y el concepto de productividad y todo el daño que nos está haciendo a los seres humanos, pero no sé bien por qué sustituirlo
Para ser freelance, dicen los expertos y cualquier persona que se asome desde fuera, hay que ser organizada. Al fin y al cabo, es una vida sin estructura en la que es fácil caer en el sueño de vivir al límite: acostarse tarde y levantarse más tarde aún, decidir no decidir nada y ver cómo pasan las horas enganchando actividad procrastinadora con actividad procrastinadora hasta que es de noche y no has empezado eso que tienes que entregar mañana y te prometes madrugar mucho pero ay, la cama. O ponerse a trabajar y no parar nunca (dicen, yo no soy de las que corren ese riesgo).
Cuando la gente asume que soy una persona organizada nunca sé muy bien qué decir. Creo que es más como un espectro o como el horóscopo. Soy organizada y ordenada, pero con ascendente caótico. O quizá al revés. Lo que significa esto es que se me da muy bien organizar y planificar, pero no tan bien cumplir mis planes. Que me encanta tener el piso ordenado, pero una fuerza superior a mí hace que nunca dure.
Y en realidad esto no sería importante (no soy de las de la dictadura del orden) si no fuese porque en ese caos hacia el que tiendo no soy funcional. Si no he decidido en qué voy a trabajar un día o cuándo voy a hacer determinada cosa, es muy difícil que la haga. Si mi humilde hogar está en estado catastrófico, mi cerebro se contagia.
Aun así, consigo trabajar y ganar el dinero suficiente como para sobrevivir mes a mes, así que supongo que algo hago bien. Estos son mis trucos. No siempre los sigo —por, no sé, ¿autoboicot?—, pero sé que cuando lo hago soy esa persona eficaz y productiva.
1. Un cuaderno mágico
Creedme que he probado todas las apps de agenda y organización (bueno, igual no todas, pero muchas), pero he tenido que acabar por aceptar que mi mente es analógica y necesita papel y bolígrafo. Durante muchos años eso significó simplemente agenda de papel normal, pero con mi ascendente caótico muchas de esas agendas se quedaban con semanas en blanco. Es un desperdicio de papel y no estamos para tirar cosas.
El bullet journal fue un poco mi salvación. Pese a su mala prensa por esas personas (mujeres, claro) que lo llenan de dibujos, en realidad no es más que un sistema más sencillo de lo que parece que tiene como gran ventaja su flexibilidad. Hay unas guías y sugerencias de uso, pero puedes ir cambiando y adaptando el sistema propuesto para que se ajuste a lo que tú necesites. Al final no es más que un cuaderno en el que apuntar tus cosas, pero con cierto método y orden. Para mí, lo más importante y crucial es:
Todo lo apuntas aquí. No en post-its, libretas perdidas, papeles que tienes a mano, etc.
Páginas numeradas e índice. Así encuentras dónde has apuntado eso que quieres recordar.
La agenda se crea día a día o semana a semana. Es decir, si pasas un tiempo en la tierra del caos y no tocas el cuaderno, puedes retomarlo en la página siguiente y no veinte más adelante como en una agenda normal.
(Escribí en Disquecool sobre cómo lo uso. Esta guía es muy completa y práctica).
2. Unitarea
Ya hace unos años que sabemos que lo de la multitarea es mentira. No sabemos hacerlo, nuestros cerebros no están preparados para ello y, por mucho que alguna vez nos hayamos sentido superproductivos haciendo 15 cosas a la vez, en realidad lo habríamos sido más si hubiésemos hecho esas cosas de una en una. No solo perdemos tiempo cada vez que cambiamos de labor (porque es un cambio, en realidad nunca estamos haciendo dos cosas a la vez), sino que además tiene efectos malos para nuestro cerebro (menor capacidad de aprendizaje, menos materia gris, más propensos a la distracción…).
No olvidemos además que esta obsesión con la productividad está muchas veces mal enfocada: la idea no es trabajar al 100% mil horas (¡lo que nos pide el capitalismo!), sino hacer lo que tenemos que hacer cuanto antes para salir y disfrutar de la vida.
3. Capar redes sociales (y todo lo innecesario)
Porque muchas veces la multitarea no es de cosas de trabajo, seamos sinceros. Muchas veces son las pestañas del navegador con Facebook y Twitter abiertos, el móvil enviándonos notificaciones, tres artículos a medio leer. Habrá quien sea capaz de no vivir así, pero no es mi caso. Necesito algo externo que me obligue a no tener esas pestañas abiertas. Necesito una app que me impida entrar en esos templos del mal durante un tiempo determinado. Y, aunque hay muchas, a mí solo me funciona Forest, que pone a crecer arbolitos virtuales cuando estás en modo concentración y los mata si entras en una web prohibida. Es un chantaje emocional muy estúpido pero muy efectivo.
(Acabo de cerrar todas las pestañas y poner a crecer un arbolito, porque estaba aquí dando consejos mientras viajaba de Twitter, al mail, a Facebook, a Whatsapp Web como si nada).
4. Decidir qué voy a hacer y cuándo
Básico, ¿no? Pero lo más importante aquí es la segunda parte: no vale solo decir «hoy voy a hacer tal, tal y tal», sino también decidir y apuntar cuándo. De 9 a 11 voy a estar trabajando en este repor, de 11 a 1 en este otro, de 1 a 2 buscaré ideas para proponer.
Eso para el día a día, pero también intento hacerlo semana a semana y mes a mes (en mi cuaderno mágico). Al final de cada semana hago repaso de las cosas que tengo pendientes y decido cuáles voy a hacer la semana siguiente (el lunes haré el reparto por días) y cuáles pueden pasarse a la otra. O eso es lo que debería hacer todas las semanas, vaya, porque cuando lo hago mi vida es más fácil.
5. Trabajar en bloques de tiempo no muy grandes
Ese de 9 a 11 nunca será trabajo ininterrumpido, porque si hay algo que he aprendido estos años es que mi capacidad de concentración, especialmente si estoy en algo que no me apetece mucho hacer, caduca pronto. Si me propongo dos horas seguidas, acabaré matando varios arbolitos. En cambio, si me propongo 45 minutos de trabajo, 10 o 15 (por eso de hacer la hora redonda) de descanso, funciono muchísimo mejor.
Puedo hacerlo con un temporizador (Forest tiene y mis árboles tardan 45 minutos en crecer), pero también simplemente decidiéndolo. «Venga, hasta y media trabajo y luego descanso un poco». Al tener ese descanso en un horizonte tan cercano, mi cerebro se centra y consigo muchísimo más en dos horas divididas en 45-15-45-15 que en dos horas sin descanso (porque lo haré igual, pero de manera desestructurada en forma de distracciones y autointerrupciones).
6. Evitar trabajar en casa
Hay gente que es productiva en casa, pero no es mi caso. Aunque a veces me quede en casa (y lo hago con cierta frecuencia) y sienta que me ha cundido el día, soy también plenamente consciente de que en la oficina (voy a un coworking) trabajo muchísimo mejor. Al fin y al cabo, no puedo ponerme nerviosa porque hay desorden a mi alrededor, ni procrastinar mirando a Ziggy, ni ponerme a mirar cosas en el móvil (bueno, sí puedo, pero no lo hago). No tengo mucho más que hacer, así que trabajo.
En cafeterías también trabajo bastante bien porque el ruido me ayuda a concentrarme. Además para cafeterías tengo mi truco de productividad preferido: no llevar el cable del ordenador. Ese tic-tac de la batería agotándose me motiva mucho.
7. No olvidarme de disfrutar lo bueno de ser freelance
No siempre se puede, bien lo sé, pero intento hacerlo. No calentar la silla cuando estoy simplemente perdiendo el tiempo porque estoy desconcentrada: apagar y seguir más tarde o mañana. Si un amigo a quien hace tiempo que no veo me dice que está por mi barrio, bajar a tomar un café. Si me encuentro un poco mal, bajar el ritmo. Viajar a conciertos. Improvisar planes. Poner música. Organizarme los horarios que me vienen mejor y cambiarlos cuando dejan de funcionar. Intentar siempre ir virando hacia trabajos que me gustan más (y me dan más dinero, a ser posible) y abandonando los que siento que me absorben el alma como un Dementor.